Table of content
Introducción
Existen varias características destacadas en la automatización de cuentas por pagar (AP), incluyendo transferencias electrónicas de fondos y procesamiento de formularios fiscales, además del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) . Estas funcionalidades son esenciales para automatizar y centralizar el proceso de AP. Especialmente la tecnología OCR ha redefinido cómo las empresas procesan facturas, convirtiendo registros digitales en formatos editables y buscables.
¿Qué es el Procesamiento de Facturas OCR?
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es un sistema que convierte texto en formato legible por máquina a partir de imágenes escaneadas de libros impresos, documentos y similares. Se ha adoptado en prácticamente cualquier industria que maneje volúmenes de datos, desde salud y finanzas hasta cuentas por pagar. El OCR es crucial para transformar las cuentas por pagar de un "centro de costos" a contribuir con ganancias, automatizando la captura de datos de facturas.
Procesamiento de Facturas con OCR
Paso 1: Escaneo y Subida
Cuando las facturas no tienen un formato digital, se escanean y se suben al software de OCR . Digitalización: Este es el primer paso en la automatización.
Paso 2: Preprocesamiento de Imágenes
El sistema OCR mejora el documento escaneado mediante el preprocesamiento de imágenes, como la eliminación de ruido y la corrección de rotación, para mejorar la calidad. Estos pasos garantizan que el texto sea leído correctamente por el software OCR .
Paso 3: Reconocimiento de Texto
El documento se procesa con tecnología OCR para identificar y extraer texto. Reconoce campos críticos como fechas de facturación, fechas de vencimiento, los ítems, totales y descripciones. El software, con la ayuda de plantillas predefinidas y algoritmos de aprendizaje automático, captura estos detalles con precisión.
Paso 4: Verificación y Validación de Datos
Los datos extraídos se exportan a un sistema contable o ERP, donde se validarán y revisarán antes de ser procesados para el pago.
Paso 5: Exportación de Datos
Las reglas de validación ayudan a garantizar la precisión y consistencia de los datos estructurados. Por ejemplo, el sistema puede verificar que el total de la factura coincida con la suma de todos los ítems. Cualquier discrepancia es revisada por operadores humanos para garantizar la exactitud.
Paso 6: Archivado
La factura original y los datos extraídos se archivan para fines de auditoría, manteniendo un almacenamiento de registros ordenado.
Cómo Realizar el OCR en el Procesamiento de Facturas
OCR Basado en Plantillas
Se usan plantillas predefinidas para proveedores conocidos. Es especialmente efectivo para facturas con formatos fijos.
OCR Basado en Aprendizaje Automático
Los algoritmos de aprendizaje automático se ajustan según el diseño de la factura, por lo que estos sistemas pueden aceptar facturas en formatos variados sin necesitar plantillas específicas, haciéndolos más flexibles.
OCR en la Nube
OCR basado en la nube: Ofrece flexibilidad y escalabilidad bajo demanda, acceso remoto y la capacidad de integrarse con otras soluciones de software. Es una excelente opción para empresas que están listas para escalar o consolidar el manejo de facturas internacionales.
OCR en las Instalaciones
Control y seguridad: Para empresas con estrictas necesidades de cumplimiento y protección de datos, las soluciones OCR en las instalaciones devuelven el control sobre los datos a la empresa.
Beneficios del OCR para Cuentas por Pagar
Reducción de Errores
No solo reduce los errores manuales, sino que también garantiza que los datos ingresados coincidan exactamente con los registros financieros.
Eficiencia y Ahorro de Tiempo
Esta automatización permite un procesamiento más rápido de las facturas, lo que a su vez permite a las empresas aprovechar los descuentos por pago anticipado y evitar cargos por retraso.
Ahorro de Costos
Ahorra costos significativamente al reducir el trabajo manual y acelerar el procesamiento. Una correcta recolección de datos evita errores costosos.
Mejora del Cumplimiento
Las sólidas herramientas de archivo y gestión de documentos contribuyen a una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.
Mejora en las Relaciones con Proveedores
El procesamiento oportuno de facturas es clave para desarrollar relaciones sólidas con los proveedores, lo que puede resultar en mejores términos de pago y descuentos.
Ventajas Adicionales
Seguridad de Datos
El resguardo seguro de los registros aumenta ya que en un sistema de almacenamiento electrónico se pueden establecer controles de acceso.
Facilidad de Búsqueda
En una versión digitalizada, es fácil encontrar y auditar facturas antiguas.
Escalabilidad
Cuando su negocio crece, puede procesar una gran cantidad de escaneos OCR a la vez.
Informes y Análisis
Los sistemas OCR proporcionan información valiosa a partir de los datos.
Acceso desde Cualquier Lugar
Las soluciones en la nube permiten procesar una factura de manera remota.
Cómo Funciona Todo Junto: OCR y Aprendizaje Automático
El aprendizaje automático mejora el OCR al comprender cómo están estructuradas las facturas y enseñar al sistema a reconocer diferentes tipos de información, como direcciones o totales de facturas. Esto permite una localización de datos más precisa sin necesidad de mucha supervisión manual.
Revisiones Manuales con Servicios Gestionados
Aunque el OCR y el aprendizaje automático reducen considerablemente el esfuerzo manual, puede ser inevitable en algunos casos. El personal dedicado revisa y resuelve discrepancias, manteniendo el flujo de trabajo de AP libre de interrupciones innecesarias sin sobrecargar al personal interno de AP.
Procesamiento Global de Facturas OCR
Para empresas con operaciones internacionales, los sistemas OCR capaces de procesar múltiples idiomas son esenciales. Las soluciones basadas en la nube mejoran aún más el alcance global al permitir el acceso desde cualquier lugar, facilitando las operaciones en diferentes regiones.
Conclusión
El procesamiento facturas OCR de , combinado con el aprendizaje automático y los servicios gestionados, transforma las cuentas por pagar en un sistema dinámico y automatizado. Esta integración no solo optimiza el procesamiento de facturas, sino que también libera al equipo de AP para que se concentre en tareas de mayor valor. Al adoptar estas tecnologías, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, precisión y escalabilidad en sus flujos de trabajo financieros.